תכנון אירוע עסקי דומה מאד לתכנון כל אירוע או מסיבה אחרים. כמוהן שהאוכל המוגע באירוע הוא אחד המרכיבים החשובים והנזכרים ביותר האירוע, ויש לתכנון בקפידה את פרטי ההגשה וההכנה עם שירותי ההסעדה שבחרתם.
השוני המרכזי באירוע עסקי הוא שלעתים נערך אותו אירוע בסימן מוצר או שירות חדשים שהחברה רוצה לפרסם או לשווק, ולכן חשוב לברר אם נושא האירוע צריך להשתקף במנות המוגשות על ידי שירותי הקייטרינג ומה המיקום בו יתנהל האירוע.
לדוגמא אירוע בחוף הים שונה בתכלית מאירוע באולם קונגרסים וכך גם האוכל המוגש בשני סגנונות אירועים אלה שונה בתכלית. יש לברר בדיוק מה המטרה שלשמה קם האירוע ומה הנופך אותו דורשים בעלי החברה שהם גם בעלי האירוע.
שימוש בשירותי קייטרינג
שימוש בשירותי קייטרינג לאירועים עסקיים מקנה לבעלי האירוע חופש בחירה רב בהרבה משימוש במטבחי אולמות האירועים אם יש כאלה במקום בו נערך האירוע, וגם מבחינת הזמן ומגוון ההצעות, לבעלי שירותי קייטרינג יש את הנסיון והיכולת להציע מנות מוצלחות לכל מצב ואירוע.
כמובן שישנה חשיבות מכרעת לנושאים רבים נוספים בתחום ההסעדה אולם ישנם מספר נושאים שכדאי ליתן עליהם את הדעת:
- מה היא מטרת האירוע?
- כמות המשתתפים באירוע
- אם כמות המוזמנים גדולה מאד מומלץ לבקש אישורי השתתפות מראש
- אם ישנה כוונה למזוג אלכוהול באירוע יש לבדוק אפשרות של מצוות מוזגי דרך שירותי הקייטרינג או בצורה ישירה.במידה והחתך הדמוגרפי של משתתפי האירוע דומה יש לבדוק אילו מנות יכולות להתאים במקום או בנוסף למנות המסורתיות.
